ระบบสารสนเทศ (Information System)
ระบบสารสนเทศ (Information System คือขบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการบริหารและการตัดสินใจทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่ได้จัดตั้งขึ้นเพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูลดังต่อไปนี้
1.รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ซึ่งจำเป็นต่อหน่วยงาน
2.จัดทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3.จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่าอการค้นหา
4.มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอ เพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและทันสมัย
เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology)
คือเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ ประมวลผลและการเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อช่วยให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ โดยอาจจะรวมถึง
1. เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน เครื่อมือทันสมัยและเทคโนโลยีระดับสูง
2.กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่อมือต่างๆ มาใช้งาน เพื่อรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และผลและแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป
ระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร สามารถแบ่งเป็น 7 ประเภทคือ
(1.) ระบบประมวลผลทางะรกิจ (Transaction Processing System : TPS )
ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ มักเป็นการประมวลผลต่อวัน เช่น การรับ - จ่ายบิล ระบบนี้จะเป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ ลักษณะเด่นของระบบ TPS คือ การทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุงยากซับซ้อน และสิ่งที่จะได้รับเมื่อองค์กรใช้ระบบนี้ คือ
- ลดจำนวนพนักงาน
- องค์กรจะมีการบริการ
- ลุกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น
(2.) ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS )
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหารที่ต้องการ การประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการช่วยงานแบบต่อวัน MIS จึงมีความสามารถในการเปรียบเทียบขอ้มูลนอกจากนั้นระบบยังสามารถสร้างสารสนเทศที่ถูกต้องทันสมัย
คุณสมบัติของระบบ MIS คือ
- ระบบ MIS สนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
- ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร
- ระบบ MIS จะช่วยให้ผูบริหารระดับต้น ระดับกลาง ระดับสุง เรียกใช้ข็อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
- ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงขององค์กร
- ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
(3.) ระบบช่วยตัดสินจัย ( Decision Supprt System : DSS )
หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ ถ้าหากเป็นการใช้ผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า "ระบบสนับสนุนการตัดสินใจเพื่อผู้บริหารระดับสูง" (Executive Support System : ESS ) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้การสรุป
คุณสมบัติของระบบ DSS คือ
- ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจ
- ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
- ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
- ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
- ระบบ DSS ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผูบริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
- ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่าง ๆ
- ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามรถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
- ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
- ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ
(4.) ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Informstion System : EIS )
คือ MIS ประเภทพิเศษที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุนเคยกับคอมพิวเตอร์สามารถใช้สารสนเทศได้ง่ายขึ้น
คุณสมบัติของระบบ EIS
- มีการใช้งานบ่อย
- ไม่ต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
- ความยืดหยุ่นสูงสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงาน
- การทำงานใช้ในการตรวจสอบควบคุม
- การสนับสนุนการตัดสินใจ ไม่มีโครงสร้างแน่นอน
- ผลลลัพธ์ที่แสดงจะเป็นตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
- การใช้งานกราฟฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่าง ๆ
- ความเร็วในการตอบสนองรวดเร็วทันทีทันใด
ข้อด้อยของระบบ EIS
1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน
2. อาจทำให้ผู้บริหารจำนวนมากรู้สึกว่าได้รับข็อมูลมากเกินไป
3. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ
4. ไม่สามารถทำการคำนวนที่ซับซ้อนได้
5. ระบบอาจจะใหญ่เกินกว่าที่จะจัดการได้
6. ยากต่อการรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
7. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล
(5.) ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS )
ระบบสารสนเทศที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน OAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษข่าวสารถึงกันด้วยข้อมูลทางอิเกทรอนิกส์ ( Electronic Data Inter) แทนซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษนะ คือ
1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การสื่อสารด้วยข้อความ E-mail,FAX
2.รูปแบบประชุมทางไกลด้วยระบบอิกเล็กทรอนิกส์ เช่น การประชุมที่มีแต่เสียง หรือ การประชุมแบบมีทั้งภาพและเสียง
สำนักงานที่จัดว่าเป็นสำนักงานอัตโนมัติ ต้องประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญ คือ
1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน โดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบข่ายงาน
3. Interner Working (Internet) คือ การรวมตัวกันของระบบข่ายงานที่กระจายอยูทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ อาทิ Post Of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขายและรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าเป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารโลก
(6.) ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Artificial Intelligence / Expert System:AI/ES )
หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งคล้ายกับมนุษย์ ความรู้ที่เก็บไว้นี้ประกอบด้วย ฐานความรู้ และกฎข้อวินิจฉัย ซึ่งเป็นความสามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง
(7.) ระบบ (Call Cemter )
- สามารถตอบสนองได้อย่างสมบูรณ์แบบและมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการตอบข้อซักถามปัญหาต่าง ๆ รับคำสั่งจองห้องสัมมาตามโรงแรม
- สนับสนุนการให้บริการช่วยเหลือทางด้านเทคนิคการให้บริการข้อมูลข่าวสารที่ต้องการประชาสัมพันธ์ และสาระความรู้ต่าง ๆ ที่ลูกค้าควรทราบ รวมถึงรับเรื่องร้องเรียนหรือกิจกรรมต่าง ๆ
- ลดค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสารที่ซับซ้อนและที่สำคัญที่สุด คือ ได้รับบริการที่ตอบสนองความต้องการและความพึงพอใจสูงสุด
ระบบสารสนเทศในองค์กรต่าง ๆ จะมีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากระดับปฏิบัติการ และการทำการประมวลผลเพื่อให้สารสนเทสกับบุคคลในระดับต่าง ๆ ซึ่งในแต่ละระดับจะใช้ลักษณะและปริมาณของสารสนเทศต่างกันออกไป ระบบสารสนเทศแทนด้วยภาพพีรามิต ตามรูป
จากภาพจะเห็นได้ว่า พีรามิตมีฐานที่กว้างและแคบไปถึงยอดบนสุด หมายความว่า สารสนเทศที่ใช้งานจะมีมากในระดับล่างและลดหลั่นไปตามลำดับ ได้แก่
- ระดับปฏิบัตฺการ บุคคลากรในระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ กัน และเน้นการจัดการรายงานประจำวัน
- ระดับวางแผนปฏิบัติการ บุคคลากรในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารขั้นต้นซึ่งมีหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานประจำวัน หรือ การบริหารงานระยะสั้น ๆ
- ระดับการวางแผนการบริหาร บคคลากรในระดับนี้ จะเป็นผู้บริหารระดับกลาง มีหน้าที่ในการวางแผนให้บรรลุเป้าหมายต่าง ๆ ของบริษัท
- ระดับการวางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว ผู้บริหารระดับนี้จะเป็นผู้บริหารระดับสูงสุด ซึ่งเน้นในการวางนโยบาย สารสนเทศที่ต้องการ จะอยู่ในรูปรายงานสรุป การวิเคราะห์แนวโน้มต่าง ๆ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น